会上，本次活动执行公司负责人曹昕介绍9月26日会员代表大会、理事会、第十六周年庆暨2023年会典礼的会议流程；商会办公室主任林丽介绍每个小组的会员代表名单以及年会报名参会情况；副秘书长曾浚峰介绍宴会节目以及红歌拉歌环节的相关事项；徐巧平介绍关于长沙市邵阳商会第十六周年庆暨2023年会典礼志愿者的分工安排，相关筹备情况及会务工作安排。每个小组组长或组委会代表分别介绍了本组的年会动员情况，纷纷表示根据工作进程，在约定的时间内完成相应的工作进度，全力配合本次大会的各项组织工作。

会上，与会志愿者代表发言表态齐心协力办好本次庆典。本次大会由金国庆任总指挥，陈历宏、聂志强、刘毅、李坡、易亮任副总指挥，刘毅任总执行及会务组负责人，徐巧平任执行及外场工作组负责人。副会长刘军辉担任内勤组工作负责人，副秘书长周燕平担任签到组负责人，林丽负责舞台流程，谢军负责内务控场与秩序维护，会议强调了各工作板块的工作分工、各组组委会分工及执行细节 。各小组安排1名邀约负责人，1名席位安排人员，1名秩序维护人员，2名签到人员，切实落实每位志愿者职责。

刘毅讲话对会议的执行程序和注意事项提出要求。他指出，大会的组织安全第一，大家要共同维护会场安保和秩序，确保会议的组织热烈而有序。三大会议行程紧凑，环环相扣，希望强调大家的时间观，每一场会议的人员准时到场率非常关键。根据会议的分工， 每一项工作不能敷于表面必须压实责任脚踏实地抓落地，如何做到工作既有落实，又有创造性，这些都需要每一位邵商家人出谋划策、一起努力。同时，他对各位志愿者的热心付出表示感谢。

金国庆最后总结发言，他表示，作为高品质的全体会员联谊会，看到有这么多志愿者的参加倍加感动，希望大家能高度重视，分工协作、齐心协力，务必确保大会安全、有序、热烈、圆满召开。他特别强调，第一，希望大家思想重视，行为重视；第二，各项工作确保执行到位。第三，注意各项细节工作；第四，目标效果完美。本次筹备会，与会人员均为各小组的骨干分子，对于本次大会会务志愿者服务工作，要有使命感，不仅本人在行动上高效落实，而且要在小组工作中深入贯彻会议精神，全体会员拧成一股绳全力以赴做好相关筹备工作，共同打造一场圆满的盛会。